Hoe kun je jouw workshops, events en opleidingen efficïenter beheren door middel van Workshop Pro ERP?

Workshop Pro ERP, een geavanceerd ERP-systeem ontwikkeld om workshops, evenementen en opleidingen te organiseren. Of je nu een particulier of een bedrijf bent dat zich bezighoudt met educatieve initiatieven, onze applicatie is ontworpen om jouw processen te standaardiseren en jouw planning van trainers en begeleiders te optimaliseren. Hieronder vind je een overzicht van de krachtige functies die Workshop Pro ERP biedt.

Neem contact op

De belangrijkste functies van Workshop Pro ERP?

Met onze webapplicatie kan je het volledige proces vanaf het identificeren van kansen tot facturering efficiënt beheren. Hier zijn enkele belangrijke elementen die je kan beheren:

Beheer van algemene informatie

Je kan contacten, bedrijven, partners, deelnemers, diensten, workshops, locaties, begeleiders/trainers, documenten, e-mails en taken beheren.

Facturatieopvolging

Beheer facturatielijnen handmatig of automatisch via integratie met boekhoudprogramma’s.

Opportuniteitenbeheer

Volg algemene informatie over kansen en krijg inzicht in potentiële opbrengsten.

Workshopplanning

Bekijk weekplanning voor trainers, filter op trainer, workshop en integreer met Microsoft 365-agenda’s.

Projectbeheer

Kopieer opportuniteiten naar projecten, beheer geleverde diensten, individuele deelnemers en automatiseer facturatielijnen.

E-mail en taken

Verstuur en volg e-mails, wijs taken toe aan verantwoordelijke personen.

Beheer deelnemers

Beheer groepen deelnemers en hun bijbehorende workshops.

Documentgeneratie

Genereer gestandaardiseerde documenten voor consistente communicatie.

Workshopbeheer

Beheer algemene workshopinformatie, inclusief locatie, tijden, status, trainers en deelnemers.

Webapplicatie

Beheer het volledige proces vanaf opportuniteiten tot facturatie te beheren met alle bijhorende elementen.

Beheer van algemene informatie

Je kan contacten, bedrijven, partners, deelnemers, diensten, workshops, locaties, begeleiders/trainers, documenten, e-mails en taken beheren.

Opportuniteitenbeheer

Volg algemene informatie over kansen en krijg inzicht in potentiële opbrengsten.

Projectbeheer

Kopieer opportuniteiten naar projecten, beheer geleverde diensten, individuele deelnemers en automatiseer facturatielijnen.

Beheer deelnemers

Beheer groepen deelnemers en hun bijbehorende workshops.

Workshopbeheer

Beheer algemene workshopinformatie, inclusief locatie, tijden, status, trainers en deelnemers.

Facturatieopvolging

Beheer facturatielijnen handmatig of automatisch via integratie met boekhoudprogramma’s.

Workshopplanning

Bekijk weekplanning voor trainers, filter op trainer, workshop en integreer met Microsoft 365-agenda’s.

E-mail en taken

Verstuur en volg e-mails, wijs taken toe aan verantwoordelijke personen.

Documentgeneratie

Genereer gestandaardiseerde documenten voor consistente communicatie.

Webapplicatie

Beheer het volledige proces vanaf opportuniteiten tot facturatie te beheren met alle bijhorende elementen.

Webapplicatie voor volledig beheer

1. Webapplicatie om hun volledige proces vanaf opportuniteiten tot facturatie te beheren met alle bijhorende elementen:

Beheer van algemene informatie:

  • Contacten (prospect,klant,leverancier,vakbond,…)
  • Bedrijven
  • Partners
  • Deelnemers
  • Diensten die aangeboden worden aan de deelnemers
  • Opleidingen/Workshops die aangeboden worden aan de deelnemers
  • Locaties
  • Begeleiders/trainers
  • Documenten
  • E-mails
  • Taken die uitgevoerd moeten worden in de loop van een traject

Beheer en opvolging van opportuniteiten:

  • Algemene informatie betreffende de opportuniteit (deelnemer, bedrijf, partner,…)
  • Hier kan je al definiëren welke diensten er geleverd kunnen en krijg je ook al een inzicht van de opbrengst.

Beheer en opvolging van projecten:

  • Kopiëren van een opportuniteit naar een project
  • Beheer van de diensten die geleverd worden
  • Beheer van individuele deelnemers, maar ook van groepen deelnemers
  • Overzicht van de opleidingen/workshops die gegeven worden voor dit project
  • Aan de hand van de status van een project, kan je logica koppelen waardoor er automatisch factuurlijnen gegenereerd worden.

Beheer van de samengestelde groepen deelnemers:

  • Overzicht van de individuele deelnemers binnen een groep
  • Beheer en overzicht van de opleidingen/workshops voor deze groep

Overzicht van de deelnemers:

  • Hier kan je zien hoeveel uren de deelnemers reeds gebruikt hebben door het volgen van opleidingen/workshops
    Deze berekening van uren gebeurd automatisch aan de hand van de opleidingen/workshops
  • Overzicht van de projecten waartoe deze deelnemer behoren

Beheer en overzicht van de opleidingen/workshops:

  • Algemene informatie betreffende de opleidingen/workshops (locatie, start/stop, status, trainer/begeleider,…)
  • Beheer van de deelnemers die deze opleidingen/workshops volgen

Opvolging van facturatie:

  • Manueel: beheren van de facturatielijnen
  • Automatisch: via een interface met een boekhoudprogramma/facturatieprogramma

Planning van de opleidingen/workshops:

  • Overzichtelijk scherm met weekplanning voor alle trainers/begeleiders
  • Mogelijkheid tot filtering van trainer/begeleider
  • Mogelijkheid tot filtering van opleidingen/workshops
  • Deze opleidingen/workshops kunnen ook gelinkt worden aan de Microsoft 365 account van de trainer/begeleider, waardoor deze ingepland worden in zijn/haar Outlook agenda

Doorheen de verschillende onderdelen van het proces dat je doorloopt van opportuniteit tot facturatie, is het mogelijk om

1. E-mails te versturen vanuit de applicatie:

  • Deze e-mails worden bijgehouden waardoor je ze gemakkelijk terug kan vinden en raadplegen bij vragen of onduidelijkheden.
  • Deze e-mails kunnen gebruikt worden om te communiceren als trainer/begeleider met een deelnemer
  • Deze e-mails kunnen ook gebruikt worden om invites te sturen naar de deelnemers zodat deze gepland worden in hun agenda
  • Deze e-mails zijn gestandaardiseerd waardoor iedereen op dezelfde manier intern en extern communiceert

2. Taken aan te maken en linken aan de persoon die deze taak moet uitvoeren:

  • Deze taken verschijnen dan in het ‘home’ scherm van de gebruiker wanneer hij/zij de applicatie opent. Hierdoor creëer je een duidelijk overzicht van de taken die je nog moet uitvoeren
  • Deze taken verschijnen ook in het betreffende onderdeel van de applicatie waardoor de verantwoordelijke ook kan opvolgen of de taken uitgevoerd worden of niet.

3. Documenten te genereren en archiveren:

  • Deze documenten zijn gestandaardiseerd waardoor iedereen op dezelfde manier intern en extern communiceert

Mobiele applicatie voor de trainers/begeleiders ter plaatse bij het uitvoeren van opleidingen/workshops:

  • Overzicht van de opleidingen/workshops die in een bepaalde tijdsrange uitgevoerd moeten worden
  • Opleiding/workshop details ingeven:
    • Start/stop uur
    • Aangeven van de aanwezigen van de opleidingen/workshops
      • Indien niet aanwezig kan er een reden geselecteerd worden
      • Indien wel aanwezig, moeten de deelnemers aftekenen
    • Mogelijkheid van een QR code te scannen om feedback te geven over de gevolgde opleidingen/workshops
  • Overzicht van de afgelopen opleidingen/workshops
Neem contact op

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen?

Met de expertise van SELAS stroomlijn je je processen en manier van werken.

Neem contact op