End-to-end beheersysteem voor en door transporteurs
Voor hun afdeling Global Solutions zocht logistieke speler EUTRACO naar een innovatieve en gebruiksvriendelijke IT-oplossing voor het beheer van hun dagelijkse operationele flow. Met hun diepgaande expertise in de logistieke sector was SELAS de ideale partner om een softwarepakket op maat uit te werken dat de complexiteit van end-to-end expeditie perfect ondersteunt.
EUTRACO is al meer dan 50 jaar een gevestigde waarde in de logistieke sector met een brede waaier aan diensten: van wegtransport en containervervoer over opslag tot lucht- en zeevracht. De West-Vlaamse firma ondersteunt bedrijven doorheen de volledige logistieke keten, inclusief douaneafhandeling, expresvervoer, kwaliteitscontrole, IT-integratie, herverpakking, assemblage en magazijnbeheer.
Container-transport van a tot z
De afdeling Global Solutions van EUTRACO was op zoek naar een gebruiksvriendelijk Freight Management-systeem (FMS) dat hun operationele flow volledig in kaart bracht. Zo wilde het bedrijf komaf maken met de verscheidenheid aan tools en spreadsheets die tot dan toe werden gebruikt. Tegelijk wilden ze hun business makkelijker en beter kunnen beheren. Hun diensten beperken zich niet enkel tot containertransport, maar omvatten de volledige keten van a tot z:
- containers ter plaatse oppikken,
- deze overbrengen naar een magazijn,
- de goederen in het magazijn (her)verpakken,
- deze opnieuw in een container plaatsen,
- die containers verder verschepen of vervoeren via zee- of wegtransport.
Complexe sector
De West-Vlaamse expediteur wenste een systeem te bouwen voor en door transporteurs, met als doel dit later te commercialiseren. De grootste uitdaging was het vinden van een oplossing die de complexiteit van deze sector samenbrengt in 1 tool.
Na een grondige marktanalyse bleek dat de bestaande softwarepakketten niet aan de noden voldeden en dat er te veel aanpassingen en/of te hoge kosten nodig waren. Samen met SELAS besloot EUTRACO daarom een volledig nieuw systeem vanaf nul te ontwikkelen. Deze innovatieve, gebruiksvriendelijke tool moet de volledige end-to-end flow integreren in 1 oplossing. De deadline om een eerste versie op te leveren was bovendien bijzonder strak.
IT- en logistieke expertise bundelen
Om snel concrete resultaten te boeken, bundelden EUTRACO en SELAS de krachten. Een interne analist bracht de nodige expeditie-knowhow aan, gekoppeld aan de IT-expertise van SELAS. Samen definieerden ze een duidelijk afgebakende scope voor de eerste basisversie van de software, met als voornaamste functionaliteiten:
Functionaliteiten
- het aanmaken van Companies via Wizard en van Quotes via Workflow
- de Quote to Shipment met data transfer om dubbele data entry te voorkomen
- de Single data-entry = key
- de automatische berekening van bedragen op basis van calculatietypes
- de automatische berekeningen van Totalen
- de connectie met INTTRA, met het extern boekhoudpakket en met het extern dunning-pakket
- de facturatie door 1 druk op de knop
- het versturen van Transportopdracht, Douaneopdracht, Booking en Shipping Instruction vanuit het systeem
- de uitgebreide filtermogelijkheden
- het automatisch toevoegen van bijlagen van het dossier in communicatie
Na de analyse volgde de ontwikkel- en testfase. SELAS liet gebruikers het systeem kort na development testen, zodat feedback snel verwerkt kon worden. Dit iteratieve proces zorgde ervoor dat de business zich kon vinden in de oplossing.
Stevige basis voor verdere ontwikkeling
Op acht maanden tijd ontwikkelde SELAS een eerste basisversie van het nieuwe Freight Management-systeem: van analyse over ontwerp tot testen en implementatie. De nieuwe tool heeft als grote troef dat het de verschillende diensten van EUTRACO integreert en de gebruiker deze dus moeiteloos kan combineren.
De nauwe samenwerking tussen de analist van EUTRACO en de ontwikkelaar van SELAS liet toe dat ze snel schakelden waar nodig en dat eventuele onduidelijkheden proactief werden aangepakt. Deze nieuwe software biedt een stevige basis om in de toekomst bijkomende functionaliteit te integreren en de applicatie zo verder te ontwikkelen tot een state-of-the-arttool.
We zijn bijzonder verrast door de aanpak van SELAS die toeliet om een werkbaar systeem op tijd op te leveren, ondanks de strakke deadline.
Dominic De Cnodder, Digital Implementation Manager
EUTRACO
