Centrale tool brengt gestroomlijnde en professionele aanpak
Hr-partner en outplacement/loopbaanbegeleider Travvant kende de afgelopen jaren een ongeziene groei. Hierdoor kwamen bestaande structuren onder druk te staan en had het management onvoldoende zicht op alle activiteiten binnen het bedrijf. SELAS bracht standaardisering en een nieuwe manier van werken aan, ondersteund door een centrale tool.
Travvant biedt een brede waaier van diensten aan om mensen te ondersteunen in hun professionele leven. Of het nu gaat om outplacement, loopbaanbegeleiding, begeleiding van werk naar werk, inplacement en het geven van hr-advies: bij Travvant staat de mens steeds centraal. Met een persoonlijke en eerlijke samenwerking voorop. Travvant richt zich op de Belgische markt en heeft meer dan 25 ervaren en gecertificeerde consultants in Vlaanderen, Brussel en Wallonië.
Geen centraal overzicht
Door hun groei had Travvant onvoldoende inzicht in de planning van hun medewerkers. Veel informatie werd bijgehouden in mails en spreadsheets. Daardoor had het management geen overzicht van de opdrachten waaraan de coaches werkten, welke opdrachten gefinaliseerd waren en mochten gefactureerd worden, en wat nog in de pipeline zat.
Daarnaast waren de rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers niet duidelijk gedefinieerd. Coaches begrepen onvoldoende wat er wel en niet van hen werd verwacht, spendeerden te veel tijd aan administratie en hadden onvoldoende tijd over om effectief te coachen.
Fit for future
Er was nood aan professionalisering en aan een duidelijke rolverdeling binnen de organisatie. Door hun processen te optimaliseren en te standaardiseren wil Travvant hun verdere groei bestendigen met een toekomstgerichte en -bestendige manier van werken. Zo kunnen de coaches zich toeleggen op hun kerntaak.
Samen met SELAS pakte het bedrijf volgende elementen aan:
- het structureren van processen
- het standaardiseren van documenten en e-mails
- het opzetten van een archief voor documenten en e-mails
- het uitwerken van een duidelijke taakverdeling voor de coaches
- het opzetten van een efficiënte planning van coaches per locatie
1 tool voor 1 coherent overzicht
Om data te stroomlijnen en controle te verbeteren, ontwikkelde SELAS één centrale tool.
Dit centrale systeem laat toe om:
- gearchiveerde documenten en e-mails eenvoudig te raadplegen,
- eenzelfde manier van werken te hanteren binnen de organisatie,
- gestandaardiseerde templates te gebruiken voor consistente communicatie.
Travvant zette tegelijk een changemanagementproces op om de nieuwe manier van werken succesvol te implementeren.
Verhoogde transparantie en visibiliteit
Het centrale systeem brengt voor Travvant transparantie en visibiliteit in de activiteiten van alle medewerkers. Door de duidelijke rolverdeling weten coaches perfect wat hen te doen staat. Zo voert het bedrijf de administratie snel en efficiënt uit op een gebruiksvriendelijke manier, met een volledige zichtbaarheid over de planning van de coaches per locatie. Tot slot volgen ze de trajecten van het begin tot en met de facturatie op in 1 systeem.
Het SELAS-team vertaalt moeiteloos onze langetermijndoelen in een digitale oplossing. Fantastisch resultaat.
Gert Van Daele, Business Process and Organization Europe
DHL Global Forwarding
